Konsultant archiwalny

Poszukiwany jest zaangażowany konsultant archiwalny, który chce przyczynić się do rozwoju usług archiwalnych. Będziesz częścią zespołu w dziale komunikacji oraz międzygminnej współpracy w zakresie zarządzania dokumentacją. Ta rola obejmuje codzienną obsługę spraw i usług archiwalnych w gminie Herøy, wspólnie z gminami partnerskimi.

Poszukujemy osoby z doświadczeniem w operacyjnej pracy archiwalnej, która pracuje dokładnie i efektywnie oraz czuje się dobrze w codziennych zadaniach, które obejmują zarówno stałe obowiązki, jak i kontakt z liderami oraz pracownikami zajmującymi się sprawami.

Dział komunikacji składa się z ośmiu pracowników, w tym kierownika. Oprócz systemów spraw i archiwów, dział odpowiada także za centralę telefoniczną i przyjmowanie klientów, wybory, sekretariat polityczny, komunikację wewnętrzną i zewnętrzną, ochronę danych, cyfryzację oraz koordynację działań w sytuacjach kryzysowych.

Obowiązki

• zarządzanie odbiorem poczty, sortowaniem, oceną archiwalną, rejestracją i prowadzeniem dziennika
• przeprowadzanie kontroli i zapewnianie jakości dokumentacji oraz prowadzenia dziennika
• zarządzanie i śledzenie wniosków o wgląd
• zarządzanie i śledzenie spraw wsparcia użytkowników w codziennej działalności archiwalnej
• wnoszenie wkładu w pracę nad przenoszeniem cyfrowych archiwów do depozytu
• wnoszenie wkładu w pracę nad papierowym archiwum gminy, w tym porządkowanie i przygotowywanie materiałów archiwalnych do deponowania
• wnoszenie wkładu w aktualizację strategii dokumentacyjnej wraz z odpowiednimi załącznikami
• wnoszenie wkładu w dobre procedury i procesy robocze w obszarze archiwów

Stanowisko jest częścią gminnej współpracy w zakresie zarządzania dokumentacją, a obowiązki będą związane z pracą archiwalną w kilku sąsiednich gminach.

Organizacja i współpraca są w fazie rozwoju, a obowiązki i zakres odpowiedzialności mogą ulegać zmianie.

Kwalifikacje

• minimum trzyletnie wykształcenie średnie
• odpowiednie doświadczenie w codziennej obsłudze spraw i usług archiwalnych
• doświadczenie w korzystaniu z WebSak+ lub innych systemów archiwalnych będzie dodatkowym atutem
• znajomość odpowiednich przepisów prawnych dotyczących archiwów i administracji publicznej
• doświadczenie w międzygminnej współpracy będzie dodatkowym atutem
• dobre umiejętności pisemne i ustne w języku norweskim

Gmina Herøy ma nynorsk jako język administracyjny.

Prosimy o przesłanie świadectw i zaświadczeń w Webcruiter wraz z aplikacją.

Cechy osobiste

• jesteś dokładny, efektywny i systematyczny
• dobrze pracujesz zarówno samodzielnie, jak i w zespole
• dobrze współpracujesz i pozytywnie przyczyniasz się do środowiska zawodowego
• jesteś nastawiony na obsługę klienta i dobrze komunikujesz się z różnymi grupami użytkowników
• jesteś chętny do nauki i otwarty na zmiany oraz nowe metody pracy

Dużą wagę przywiązujemy do cech osobistych, obok kompetencji i doświadczenia.

Oferujemy

• dobrą atmosferę w pracy
• możliwość rozwoju zawodowego i osobistego
• korzystne warunki emerytalne i ubezpieczeniowe przez KLP
• elastyczny czas pracy

Wynagrodzenie i zatrudnienie zgodnie z obowiązującą umową zbiorową, przepisami i regulacjami. Wybrane kandydaci zostaną zaproszeni na rozmowę kwalifikacyjną. Lista aplikacji może zostać ujawniona.